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Home  /  Dipartimento per la razionalizzazione della spesa - Centrale unica beni e servizi
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Gestione e razionalizzazione fotocopiatrici

 

 

L’elevato numero, la complessità e la molteplicità delle apparecchiature per ufficio istallate presso le diverse Strutture Capitoline hanno indotto l’Amministrazione a dare avvio ad una serie di attività tese all’ottimizzazione dell’impiego delle strumentazioni, al fine di razionalizzare la spesa di approvvigionamento, le attività gestionali ed i costi che ne derivano.


In quest’ottica, il Dipartimento per la Razionalizzazione della Spesa - Centrale Unica degli Acquisti, limitatamente alle fotocopiatrici, ha proceduto:

- in una prima fase, al censimento delle fotocopiatrici in uso presso le diverse Strutture Capitoline ed all’analisi dei contratti in essere, mediante la predisposizione di un questionario di rilevazione;

- in una seconda fase, alla razionalizzazione del parco fotocopiatrici, in una ottica di contenimento della spesa ed adeguamento alle direttive in materia di dematerializzazione.
 

 

 E’ necessario infatti considerare che, sino a tale momento, le singole Strutture capitoline avevano provveduto in maniera autonoma all’approvvigionamento di fotocopiatrici tramite acquisti e contratti di noleggio, con notevoli difformità in termini di prezzi e caratteristiche tecniche.
Sulla base della rilevazione, è stato possibile costituire un unico Data Base in cui sono stati evidenziate le caratteristiche tecniche ed economiche di tutte le fotocopiatrici, individuando, conseguentemente, peculiari leve di razionalizzazione.


1) Clusterizzazione dei modelli rilevati: sulla base del censimento è stato possibile suddividere il parco fotocopiatrici in quattro cluster tecnologici, considerando le principali specifiche tecniche.
 

2) Razionalizzazione del numero di fotocopiatrici: la metodologia impiegata per la razionalizzazione del parco fotocopiatrici è stata basata su elementi oggettivi (numerosità di dipendenti, copie prodotte, numero di sedi e piani, presenza di fotocopiatrici di proprietà nello stesso stabile).
 

3) Acquisizione centralizzata: il DRS – CUA , mediante adesione a Convenzioni Consip, ha proceduto all’acquisto centralizzato di quattro modelli di fotocopiatrici, in grado di rispondere alle esigenze tecniche degli uffici capitolini e di essere economicamente convenienti.


4) Monitoraggio sui consumi: il DRS – CUA ha supportato le Strutture capitoline nell’attività di monitoraggio del numero di copie prodotte, al fine di garantire il rispetto dei limiti di produttività contrattualmente previsti, con conseguenti risparmi nel consumo di carta. In linea con l’impegno di Roma Capitale di dematerializzare e ridurre i costi per la produzione di copie.
 

In esito alla procedura descritta, è stato possibile:
- conseguire un risparmio economico annuo del 35%, per i soli contratti di noleggio scaduti e rinnovati nel 2013;

- ridurre il numero di fotocopiatrici di circa il 26%, limitatamente ai contratti scaduti nel 2013;

- diminuire il consumo di carta e le spese di cancelleria, tramite il monitoraggio costante del numero di copie prodotte;
 

- rendere omogeneo, dal punto di vista tecnologico, il parco delle fotocopiatrici.

 

data di pubblicazione: 31/10/2014


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