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Uffici e contatti

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Ufficio Protocollo e Archivio

 

Competenze:

 

Gli Uffici protocollo, dislocati nelle sedi dipartimentali, svolgono le seguenti attività:

 

Gestione delle funzioni di registrazione a protocollo e relativa scannerizzazione dei documenti in entrata. La protocollazione in uscita viene effettuata, oltre che dagli Ufficio protocollo centrali, anche da ciascuna Direzione di Area e dalla U.O Pianificazione della spesa, relativamente al proprio ambito di competenza. Non sono soggetti a scansione le seguenti tipologie di documenti:

Documentazione in formato A3 o analoghi;

Note o documentazione trattante dati sensibili o giudiziari, atti relativi al contenzioso amministrativo e giurisdizionale per le quali l’Avvocatura capitolina richiede la trasmissione in formato cartaceo;

Organizzazione della gestione dei flussi documentali, dalla registrazione al protocollo, all’assegnazione degli stessi alle Direzioni di Area responsabili e relativa movimentazione dei documenti;

In caso di guasti o anomalie del sistema informativo, su autorizzazione del responsabile, uso del registro di emergenza di cui all’art. 63 DPR 445/2000;

Aggiornamento del Manuale di gestione dei flussi documentali, approvato con D.D. 43 del 30/12/2010;

Definizione, in collaborazione con i Responsabili dei procedimenti, delle procedure per la conservazione dei documenti nell’archivio dipartimentale;

Cura della conservazione degli atti di archivio;

Definizione dei criteri di accesso ai documenti archiviati e le forme di consultazione esterna ed interna anche nel rispetto della normativa vigente in materia di tutela della riservatezza dei dati personali.

 

In ordine all’espletamento dei compiti di cui all’ultimo punto, la conduzione dei locali adibiti ad archivio, è svolta dal Responsabile dell’Ufficio Protocollo/Archivio di concerto con il responsabile dell’Ufficio Coordinamento delle funzioni economali, che cura gli aspetti relativi alla tenuta dei locali nel rispetto del piano di sicurezza informatica.

 

Con riferimento alla documentazione oggetto di trasmissione in formato digitale, l’Ufficio Protocollo e Archivio dovrà verificare periodicamente, almeno una volta al mese, la regolarità della consegna e dell’accettazione da parte dei destinatari, riferendo circa eventuali disfunzioni o problematiche.

Per quanto concerne le modalità operative di protocollazione e scansione, anche relativamente ai documenti classificati come riservati, bandi di gara e corrispondenza personale nonché al fine di rendere più agevole il reperimento e la tracciatura documentale tra più atti collegati, si richiama quanto prescritto nel Manuale di gestione dei flussi documentali, approvato con D.D. 43 del 30/12/2010.

 

In considerazione della specificità e delle peculiari attività proprie della Direzione Centrale unica acquisti di beni e servizi (gare ad evidenza pubblica) si ritiene necessario provvedere alla individuazione di un responsabile che, limitatamente all’Ufficio protocollo e archivio della medesima Direzione, effettui il coordinamento delle risorse, lo svolgimento dei compiti e delle funzioni, per una maggiore efficienza dell’ufficio medesimo.

 

Sedi e orari

Dipartimento per la razionalizzazione della spesa - Centrale Unica di Committenza - via Tiburtina, 1163

protocollo.razionalizzazionespesaappalticontratti@pec.comune.roma.it

 

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