Questo Dipartimento possiede una mole di documentazione cartacea riferita a Piani e Progetti, per una consistenza che supera ampiamente i circa 52 km lineari di materiale cartaceo.
Detta documentazione è depositata sia presso i vari locali delle tre diverse sedi (via del Turismo, via di Decima, via della Civiltà del Lavoro) in cui è dislocato questo Dipartimento, sia presso dei capannoni collocati fuori dal territorio della città di Roma.
Per poter gestire una simile mole di documenti, Roma Capitale, già Comune di Roma, negli anni ha dovuto procedere, per quanto concerne i fascicoli depositi all’esterno delle tre sedi istituzionali, individuando un soggetto terzo mediante l’attivazione di apposita procedura ad evidenza pubblica europea, mentre per quanto concerne la gestione del servizio afferente la lavorazione e la messa in visione all’utenza dei fascicoli depositati nei vari locali dei tre edifici di cui sopra, ha dovuto procedere affidando detta attività ad una società in house.
Per quanto concerne la ditta che, ogni biennio, si aggiudica la procedura ad evidenza pubblica europea per la gestione del servizio di deposito, custodia e trasporto di detti fascicoli (costituiti da circa 160.000 pezzi in gran parte voluminosi) dalla sede esterna - remota - presso la nostra sede di via della Civiltà del Lavoro, al fine di poterli porre in visione all’utenza per il tramite dell’altra società in house di cui sopra, si evidenzia che, il servizio connesso all’ultimo biennio cessato il 30.06.2021, aveva il proprio deposito - remoto - collocato in capannoni siti a Pomezia, mentre la nuova ditta (aggiudicataria del nuovo appalto di servizio per il biennio 2021/2023), a far data dall’ 1.07.2021, con consegna ad urgenza, ha proceduto, senza soluzione di continuità, a proseguire il servizio in argomento, mantenendo solo temporaneamente detti fascicoli collocati presso il deposito di Pomezia, in attesa sia di sottoscrivere il Contratto il 4.08.2021, e sia di organizzarsi per poter trasferire tutti i fascicoli ivi collocati, presso dei propri capannoni siti a Nepi.
La nuova ditta affidataria, infatti, ha proceduto, a far data dal 28.07.2021 e fino al 1.10.2021, al trasferimento dei ridetti fascicoli, dalla sede remota di Pomezia presso la propria nuova sede a Nepi.
Detto trasferimento, ha interessato anche i fascicoli che erano stati trovati dai ricercatori e per i quali il sistema SIPRE aveva poi aperto la possibilità, al richiedente, di prenotarsi per visionarli e, in considerazione del fatto che il sistema informatico di prenotazione SIPRE è, per ragioni di sicurezza, un sistema rigido, non è consentito agli utilizzatori in back office di procedere a tempestive e rapide modifiche nemmeno relative alle prenotazioni.
Pertanto, l’Ufficio Archivio dipartimentale è stato di fatto impossibilitato sia nel poter avvisare tempestivamente del disguido l’utenza, e sia nel comunicare che si sarebbe proceduto, nel più breve tempo possibile e non appena i fascicoli fossero stati di nuovo disponibili, a fissare una nuova data per far visionare i medesimi.
Si rappresenta, altresì, che a far data dal 2.10.2021, sono iniziate da parte della nuova ditta, le attività di riposizionamento sugli appositi scaffali collocati all’interno dei nuovi capannoni siti nella nuova sede remota a Nepi, della considerevole mole di fascicoli trasferiti.
Premesso quanto sopra e scusandosi per il disagio arrecato all’utenza, si assicura che nel più breve tempo possibile, verrà ricontattata dall’Ufficio Archivio non appena i fascicoli trasferiti e richiesti, verranno individuati e portati nella sede di via della Civiltà del Lavoro, per la loro visione e l’eventuale estrazione di copia.
Il Direttore
Cinzia Esposito