Social Media Policy di Roma Capitale

Social Media Policy esterna di Roma Capitale

 

Nella convinzione che i social media possano consentire una relazione più diretta e una maggiore partecipazione dei cittadini alle attività di Roma Capitale, l'Amministrazione ha attivato un account Twitter, un canale Youtube, una pagina Facebook, una pagina LinkedIn, un canale TikTok e un account Instagram. A questi si sono aggiunti account social media gestiti direttamente dai municipi romani e da alcune strutture centrali. L'obiettivo è quello di informare sulle iniziative dell'Amministrazione e dare voce alle attività presenti sul territorio che abbiano interesse pubblico.

Questi strumenti si aggiungono al già ricco ventaglio di canali ufficiali mediante i quali è possibile relazionarsi con Roma Capitale: gli Uffici Relazioni con il Pubblico (qui è possibile reperire l'elenco di tutti gli URP sul territorio capitolino), il Contact Center "ChiamaRoma 060606", Casa Digitale del Cittadino, gli indirizzi PEC, le e-mail dei dirigenti e dei funzionari responsabili dei servizi.


I Social Media di Roma Capitale vengono popolati con notizie provenienti dai canali ufficiali dell'Amministrazione e/o dalle aziende collegate. Sarà però possibile per associazioni e/o gruppi di cittadini chiedere di pubblicare, sugli account social, informazioni relative ad attività sul territorio. La loro pubblicazione sarà subordinata ai criteri di cui al seguente punto 3.

Le regole dell’Amministrazione nell’utilizzo dei social.


1. I commenti pubblicati devono essere attinenti all’argomento del post a cui si riferiscono. I commenti cosiddetti "off topic", ossia non attinenti, saranno rimossi dall'Amministratore della pagina.


2. Tutto ciò che è pubblicato dagli utenti è sottoposto ai termini del servizio di Facebook, Twitter, YouTube, Instagram, LinkedIn e TikTok e può essere utilizzato da tali società come da condizioni generali di contratto sottoscritte. Per maggiori informazioni, consultate i rispettivi termini del servizio.


3. In ogni caso, saranno rimossi dall'Amministratore tutti i post, i commenti o i materiali audio/video che:
- hanno un contenuto politico o propagandistico;
- mirano a promuovere attività commerciali e con finalità di lucro;
- presentano un linguaggio inappropriato e/o un tono minaccioso, violento, razzista, volgare o irrispettoso;
- presentano contenuti illeciti o di incitamento a compiere attività illecite;
- hanno contenuti offensivi, ingannevoli, allarmistici, o in violazione di diritti di terzi;
- divulgano dati e informazioni personali o che possono cagionare danni o ledere la reputazione a terzi;
- presentano contenuti osceni, pornografici o pedopornografici, o tale da offendere la morale comune e la sensibilità degli utenti;
- hanno un contenuto discriminatorio per genere, etnia, lingua, credo religioso, opinioni politiche, orientamento sessuale, età, condizioni personali e sociali;
- si caratterizzano come spamming essendo ripetuti più volte sui post dei social;
- promuovono o sostengono attività illegali, che violano il copyright o che utilizzano in modo improprio un marchio registrato.


4. Il trattamento dei dati personali degli utenti risponde alle policy in uso sulle piattaforme utilizzate. Tutti i dati personali (comuni, particolari o giudiziari) inseriti in commenti all’interno dei canali sui social media di Roma Capitale potranno essere rimossi nel caso in cui siano contrari alle regole contenute nella presente Social Media Policy. I dati condivisi dagli utenti attraverso messaggi privati spediti direttamente ai gestori dei canali saranno trattati nel rispetto delle norme vigenti sulla protezione dei dati personali e della Privacy policy di Roma Capitale.


5. Gli account sui social media non sono canali ufficiali per raccogliere segnalazioni o reclami. Per tali finalità è necessario rivolgersi agli URP, al Contact Center "ChiamaRoma 060606" o utilizzare la Casa Digitale del Cittadino mediante identificazione al portale istituzionale (www.comune.roma.it/web/it/welcome.page). Qui tutte le informazioni per la presentazione, gestione e trattamento dei reclami, delle segnalazioni e dei suggerimenti.

 

Social Media Policy interna di Roma Capitale

 

Roma Capitale utilizza i social media per informare e per agevolare l’accesso ai servizi da parte di cittadini, turisti e city users, perseguendo finalità istituzionali e di interesse generale.

Questo documento regola la gestione degli account di Roma Capitale sui social media e si rivolge al personale interno (in particolare, ai dirigenti incaricati di sovraintendere alla gestione degli account social e ai dipendenti che svolgono l’attività redazionale).

I social media istituzionali centrali sono: un account Twitter e Instagram (@Roma), un canale YouTube (@NotizieRomaCapitale), una pagina Facebook (@RomaCapitaleOfficialPage), un account Linkedin (@Roma Capitale) e un profilo TikTok (@roma.capitale). I social media istituzionali sono gestiti dall’ufficio Social media, che si occupa dell’aggiornamento, dell’interazione con gli utenti attraverso la messaggistica istantanea, della moderazione dei commenti e del monitoraggio periodico. L’ufficio, inoltre, supporta le strutture municipali per l’attività redazionale sui social.

I social media dei Municipi sono consultabili sulla pagina “Social Media” del portale istituzionale. Aperti su decisione del direttore, sono gestiti da personale interno e comunque non dagli uffici degli amministratori locali. Gli account municipali sono tenuti a rispettare l’identità visiva dell’ente, al fine di uniformare e rendere riconoscibili, dal punto di vista grafico, le pagine ufficiali gestite dai Municipi. Come immagine profilo deve essere utilizzato il logo istituzionale su sfondo rosso con l’indicazione del Municipio (es. scudetto con sotto “Municipio Roma I”), senza ulteriori diciture o modifiche. Il nome della pagina deve essere “Municipio Roma” seguito dal numero romano e, se presente, dal nome del Municipio (es. “Municipio Roma IV” o “Municipio Roma I Centro”). I gestori degli account social municipali dovranno assicurare l’uso conforme del logo istituzionale su locandine e card pubblicate, anche se non prodotte dal Municipio (es. iniziative esterne che abbiano ottenuto il patrocinio).

I social media tematici, ossia le piattaforme social che afferiscono alle aree: turismo, cultura, musei, biblioteche, Sovrintendenza et similia ed i rispettivi siti web di riferimento, vengono gestiti a livello operativo dal personale degli enti strumentali dell’amministrazione in conformità a quanto stabilito nei termini contrattuali.

Per l’apertura di nuovi account è necessario utilizzare indirizzi e-mail riferiti al servizio con dominio comune.roma.it. Non è possibile utilizzare e-mail personali (nome.cognome).

Non è consentita l’apertura di account riferiti a singole strutture, organismi o uffici dell’amministrazione fatta eccezione per gli account istituzionali tematici già esistenti (turismo, cultura, musei, etc.) i quali hanno ormai una consolidata fanpage e veicolano un continuo flusso di contenuti di interesse specifico e rilevante per i cittadini che non potrebbe trovare adeguato spazio sui canali social centrali.

I funzionari responsabili di riferimento forniscono le credenziali ai dipendenti incaricati di gestire gli account centrali e municipali o abilitano gli stessi all’interno delle piattaforme. I dati di accesso devono essere custoditi con cura al fine di evitare la diffusione e l’uso improprio da parte di terzi. In caso di cessazione dell’incarico, è necessario procedere al passaggio di consegne, disabilitando le autorizzazioni all’interno delle piattaforme, autorizzando il nuovo personale designato o fornendo le credenziali di accesso.

I post e i contenuti dei social media centrali e municipali e tematici riguardano le attività istituzionali e/o dalle aziende collegate e hanno l’obiettivo di supportare i diversi canali e le attività di comunicazione dell’ente. Non è quindi consentito utilizzare i social media per scopi privati, commerciali e per finalità politiche di parte. Potranno essere condivisi anche contenuti di altri enti, organizzazioni e associazioni ritenuti di pubblico interesse. La pubblicazione di atti o avvisi pubblici sui social media non ha validità di pubblicità legale.

I social media municipali rilanciano e condividono contenuti informativi e campagne di interesse rilevante anche su indicazione dell’ufficio Social media centrale.

Le richieste di pubblicazione di contenuti sui social media istituzionali centrali provenienti da strutture dell’amministrazione (dipartimenti, assessorati, Municipi ecc.), che non rientrano in campagne già pianificate, saranno esaminate e valutate dall’ufficio Social media centrale.

I social media utilizzano immagini e video di proprietà o liberi da copyright. fatta salva la possibilità, propria delle policy delle diverse piattaforme social, di ri-condivisione dei contenuti degli utenti (secondo le condizioni contrattuali sottoscritte dagli utenti all’atto dell’iscrizione al social). È opportuno evitare la pubblicazione di foto che ritraggono minori e volti riconoscibili, salvo autorizzazioni e liberatorie. Non possono essere pubblicate foto di esercizi commerciali, cartelloni pubblicitari, marchi e targhe automobilistiche.

Il linguaggio sui social media deve essere chiaro, diretto, cortese e orientato al cittadino. Deve evitare toni rigidi e burocratici, assicurando il giusto bilanciamento tra l’istituzione rappresentata e il grado di informalità necessario sui social.

Anche nel rispondere ai commenti e ai messaggi è necessario utilizzare un tono rispettoso. In caso di commenti e messaggi che richiedono un approfondimento tecnico-amministrativo, è opportuno concordare preventivamente la risposta con le strutture o gli uffici competenti. Il trattamento dei dati personali sui social media segue le policy in uso nelle diverse piattaforme utilizzate. I commenti pubblici che contengono dati particolari, giudiziari o situazioni personali meritevoli di tutela potranno essere rimossi. Se necessario, è possibile valutare lo spostamento della conversazione in chat privata. I dati condivisi dagli utenti attraverso messaggi privati spediti direttamente ai gestori dei canali saranno trattati nel rispetto delle norme vigenti sulla protezione dei dati personali e della Privacy policy di Roma Capitale. I commenti contrari alle regole contenute nella Social Media Policy Esterna saranno rimossi. Nelle informazioni dei social media istituzionali, centrali, tematici e municipali devono essere indicati gli orari in cui è attiva la moderazione dei contenuti e l’attività di risposta in messaggistica istantanea.

Il dipendente pubblico è tale anche fuori dal luogo e dall’orario di lavoro e quindi il suo comportamento deve essere decoroso, dignitoso e improntato alla correttezza verso l’amministrazione. Visto che i social media sono da considerarsi spazi pubblici, nell’utilizzo di account personali il dipendente non deve fornire informazioni riservate relative al proprio ufficio e più in generale all’amministrazione e non deve assumere nessun altro comportamento che possa nuocere all'immagine dell'ente. Anche i collaboratori esterni sono tenuti ad osservare le regole e i divieti sopra indicati, il mancato rispetto costituisce violazione degli obblighi contrattuali.

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